A automatização de processos está conquistando o mundo dos negócios em geral graças a uma nova geração de algoritmos que está disponível para o uso de todos. Agora, marcas e empresas de todos os tamanhos podem criar seus próprios processos automatizados para se transformar em empreendimentos mais produtivos, eficientes e – acima de tudo – lucrativos.

Atualmente, já é pouco provável administrar um negócio competitivo sem utilizar softwares de gestão e sistemas integrados. Isso porque os trabalhos manuais não permitem manter um controle contínuo, ágil e assertivo sobre estoques, logística, volume de vendas e indicadores financeiros com tamanha precisão.

Essa urgência é vista principalmente nos comércios, onde o fluxo de trabalho é intenso e há grandes oportunidades para adotar a automatização, como por exemplo a gestão de equipamentos do dia a dia em softwares e aplicativos. Isso faz com que toda a equipe se torne mais produtiva, o que também quer dizer aumento dos lucros para a empresa.

O que é a automatização de processos?

A automatização de processos é o uso de softwares nos negócios para otimizar transações repetidas e em várias etapas. Basicamente, é recorrer à tecnologia para executar funções que antes só poderiam ser feitas de forma manual. Ou seja, seu principal objetivo é facilitar o dia a dia nos negócios.

A ideia é fazer a coleta, análise e armazenamento de dados, o que faz com que as tarefas fiquem mais simples, ágeis e produtivas em diversas áreas de uma empresa. Além disso, a possibilidade de erros e retrabalhos é menor.

Outro benefício da automatização é a extração e armazenamento de informações relevantes para gerar relatórios e facilitar análises e tomadas de decisões. Um exemplo claro disso seria o controle de estoque por meio de plataformas que registram as entradas e saídas, descartando as velhas planilhas.

Ainda, automatizar um processo de negócios pode liberar tempo e recursos, permitindo que os funcionários se concentrem no trabalho principal em vez de tarefas tediosas, repetitivas e muitas vezes frustrantes.

Como automatizar processos no seu comércio?

Se você deseja começar a automatizar processos no seu comércio para facilitar o trabalho e garantir maior produtividade de todo o time, precisa começar pelas seguintes ações:

Escolha quais serão as tarefas que você deseja automatizar

A primeira coisa a ser levada em consideração é que existem muitas áreas e tipos de tarefas que você pode escolher automatizar, justamente pela gama de variedades de soluções já existentes no mercado. Atualmente, já é possível otimizar processos em:

● gestão de estoque;
● relacionamento e satisfação do cliente;
● emissão de boletos;
● estratégias de marketing;
● emissão e controle de notas e outras obrigações fiscais;
● entre outros.

Um bom exemplo é a contratação de um software para gestão de balanças, que otimiza a gestão de informações para quem tem mais de um estabelecimento com mais de uma máquina em cada um. O MGV Cloud, da Toledo do Brasil, tem diversas vantagens, que vão desde aumento da produtividade da equipe até redução de falhas.

Entretanto, mesmo sendo tentador pensar sobre todas as economias de custos associadas à substituição de funções por inteligência artificial, não é assim que a automação funciona. Ainda há necessidade de intervenção humana, e os robôs não substituirão os funcionários tão cedo.

Sendo assim, analisar com cuidado em quais áreas você pode contar com esses tipos de softwares é de extrema importância. As principais em que é possível aplicar são:

● no atendimento;
● na gestão financeira;
● nos relatórios;
● na produtividade da equipe.

Identifique tarefas repetitivas

Para escolher quais áreas irá automatizar, você pode começar se aprofundando nas tarefas repetitivas que existem nas funções de cada área do seu comércio.

Ou seja, você mesmo ou seu gerente de operações podem se colocar no lugar dos funcionários e sentir sua dor por tarefas chatas e repetitivas. Além disso, você consegue obter perspectiva das áreas que estão mais expostas a riscos ou deficiências operacionais.

Faça um plano de automatização

Após ter em mente quais áreas você deseja automatizar, o próximo passo é criar um plano de ação para mapear todas as estratégias. Isso facilita a visualização do que já está sendo feito e o que ainda falta.

Mas você também precisa entender que isso é um ciclo contínuo, pois, após aplicar em uma área do seu comércio, começará a ter ideias e ver que pode implementar em muitas outras. Sendo assim, muitas vezes, é um processo que “nunca tem fim”, justamente porque as melhorias irão aparecer ao longo do tempo.

Monitore os custos de operação e os resultados

Acompanhar qualquer tipo de mudanças que você fizer é imprescindível para saber pontos importantes, como o andamento dos processos, o antes e o depois, todos os valores investidos e o que cada um trouxe de resultado, sendo bom ou ruim.

Dessa forma, você pode comparar dados e fazer planos de ação mais alinhados nas próximas tarefas que escolher automatizar no seu comércio. Isso fará com que você e sua equipe diminuam as chances de erros e economizem nos investimentos futuros também.

Se você ficou interessado em saber mais sobre a automatização de processos no seu comércio, veja também o que é um software para automação comercial e conheça outra opção para aplicar no seu negócio!